内容証明郵便作成の注意点

 

いざ内容証明を書こうと思っても、普通の人では、なかなか書けません。

 

どういった内容にするか、また、どのように書くのかを明確にしないと、受取った相手も何が書いてあるか理解できない場合もあります。

 

内容証明には書式がありませんから、どのように書こうが問題はありませんが、出す以上、相手方にインパクトが与えなければなりませんので、だらだら書いただけなら内容証明の意味がありませんから、明快かつ簡潔に書く必要があります。

 

では、具体的に各事項を説明します。

 

１．　標題（タイトル）

標題は必ず書く必要はありませんが、具体的に「何に対し」あなたが要求しているのか相手方に伝える必要がありますから、表題には要求する主要表題を付けた方が良いです。

 

たとえば、お金の貸し借りで返金を求める場合は「請求書」になりますし、相手方から何らかの回答する場合は「回答書」になりますし、あることを履行してもらいたいのであれば「催告書」になります。

一般的に、何にでも使えるのが「通知書」です。

 

その他にも「慰謝料請求書」や「養育費減額請求書」、「解約通知書」等内容証明を出す目的が明確であるなら、それに対する標題を付ければ良いです。

 

２．　 前文・後文の挨拶文は必要か？

内容証明郵便は、普通の手紙ではないので通常の手紙で使用する時候の挨拶や、結び文句などは省略します。

絶対に入れてはいけないということではないので、どうしても入れたい場合は入れることはできます。

ただ、内容証明は自己の意思を主張するときに使うので、相手を思いやるような表現を文章に使う必要は基本的にありません。

 

しかし、相手方が友人や知人の場合など、出来るだけ良好な関係で問題を解決したい場合は、挨拶文を入れて全体の内容をやわらげるようにしても良いでしょう。

 

３．　 本文

内容証明は権利義務の得喪や変更に関する通知をするときに利用されますから、本文には差出人と受取人の間に存在する一定の事実または関係を示し、これを前提にして差出人の法律的な主張や要求を書きます。

 

また、、法律上の意思表示や催告を相手方に正確に伝えることを目的ですから、感情的な文章を書いてはいけません。

中には感情が高まって脅迫めいた文章を書いたりする人もいますが、このような文面の内容証明を出すと、反対に相手方から脅迫罪で訴えられる可能性がありますから、あくまで冷静に自分の主張をする必要があります。

ですから、内容証明を書く場合は下記の事項を注意して下さい。

 

①　 問題になっている事実を正確に書く
 

②　 法律的な主張や要求を書く場合は、それに関する法令（どんな法律で何条何項に該当するか）を記載する

 

③　 主張や要求を明確に書く

 

④　 文章は簡単明瞭にする
 

⑤　  必要以上なことは書かない

 

上記のとおり、簡潔に、わかりやすく、法律に関するときはその該当事項を入れますが、たとえば、新聞購読契約のクーリングオフなどは、業者は契約者のクーリングオフの権利を知っていますから、単に「クーリングオフします。」と書いた書面を配達証明で送れば良いでしょう。

 

例）　先日私は○×新聞▲店と1年間の購読契約をしましたが、今般その契約を解除します。

これだけでクーリングオフ期間内であれば契約解除できます。

 

また、相手方の住所・氏名の間違いや金額の間違いは、後で別途問題が発生する可能性がありますから、作成後も何度も内容をチェックする必要があります。

 

４．　 差出年月日

特にクーリングオフの行使は、いつ出したかが問題になりますから、差出し年月日を明確に記載します。

もっとも、郵便局が内容証明を受理した時点で、その日の日付は入ります。

 

５．　 受取人の明記

受取人は誰に対して内容証明を送るのかを、特定できるようにします。

相手が個人の場合や小さな会社などでは相手方の住所と氏名・会社名を書けば問題はありませんが、大きな会社の場合は総務部、営業部など担当部署が窓口になっている場合がありますから、どこの相手に出すのか明確に記載する必要があります。

 

６．　 差出人の捺印

一般的に差出人は氏名の下に押印しますが、絶対事項ではありません。

しかし、内容証明を書く以上、差出人の意思を伝えるにも押印した方が良いでしょう。

尚、印鑑は認め印でもかまいません。

 

７．　内容証明郵便を受け取ったら返事を書く必要があるのでしうか？

内容証明郵便を受け取った相手方は、必ず返事を出さなければならないという義務はありません

ただ、内容証明には大抵「受取り後5日以内に返事をするように」とか、「7日以内に支払うように」とか書かれている場合が多々あります。

こういった場合も、期間内に必ず返事や返金する必要はありません。

 

もっとも、返答するつもりや支払う意思があれば、応答すれば良いです。

大抵は短い期間内での回答を求めていますから、それに応じられたら応じて、応じたくなければ、応じる義務も必要もありません。

 

但し、内容証明を出した発信者もそれを見込んで送ってくるので、相手方の今後の対応も考慮する必要があります。

 

８．　内容証明郵便を出しても、相手が応じない場合はどうすれば良いの？

お金の貸し借りで相手が返してくれないので内容証明郵便を出しても、全く連絡無い場合があります。

 

この場合、

①　相手が配達先住所にいない

②　相手が受け取らない・受取りを拒否している

③　相手が受け取っても、無視している

　　　が、考えられます。

 

法律は自力救済（自分で取り立ててお金を回収する）を、認めていません。

 

では、泣き寝入りしかできないのでしょう？

 

このような場合は裁判所で「支払督促」または「少額訴訟」を使うことで、お金が返ってくるかも知れません。

この2つは、金銭債権の支払請求を目的とする場合に限られますが、支払督促は書面審査のみで行い、申立人が裁判所に出頭しなくてすみます。

 

また、少額訴訟は60万円以下の金銭支払を求める訴訟に限られますが、原則として1回（一日）の審理で終了します。