公証人役場の認証とは？

 

認証とは、一定の文書が正当な手続や方式に従っていることを、公の機関がそれを証明することです。

公証人役場では下記のような私署証書（個人で書類を作成して、署名や押印・記名した文書）を取り扱っています。

 

私署証書の認証

私文書の署名または記名押印の認証

私署証書にある署名押印等が真正（署名押印等が、その作成名義人が行った）であるかを公証人が証明することであり、これにより文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

 

宣誓認証

公証人の面前で当事者が「証書の記載が真実であること」を宣誓し、証書に署名押印等または証書の署名押印等を自認したときに、その旨を記載して認証することで、宣誓認証を受けた文書を「宣誓供述書」といいます。 

 

定款の認証

定款とは、会社を設立するときに、その会社の目的、内部組織活動に関することを記載する、いわばその会社の法律です。

株式会社、一般社団法人及び一般財団法人等の定款については、公証人の認証を受けなければ効力が生じません。

 

外国文の認証

外国文の認証とは、外国で使用される私署証書で、外国語または日本語で作成され署名押印等のある私署証書に対する認証です。

その文書が海外の相手方に問題なく受け入れられるには、文書が真正に作成されたことが相手方（国や企業、個人）に、容易に確認できなければなりません。

その為には文書に記載された署名の真正を公的機関が証明し、次いで、その公証人等の証明者の署名や公印を別の公的機関が更に証明するという制度です。

公証人の認証を受けた文書は、その公証人が所属する法務局長の証明を経て、外務省領事部で公印証明を受けた後、相手国（当該文書を提出する相手方のいる国）の駐日大使館（領事館）で、領事認証を受けるケースがあります。

但し、この手続きを簡略化するものにハーグ条約があります。

ハーグ条約加盟国で行使する文書については外務省の公印証明（アポスティーユ）の付与を受ければ、在日の当該国の領事認証は必要ありません。 

 

電子公証

 

電子公証制度は、平成14年度からスタートし、それまでは紙の文書に対して行ってきた私署証書の認証や確定日付を、電磁的記録（電子文書）にもできるようになりました。

電子公証で必要とされる電子証明書は、当初は商業登記制度に基づく電子証明書に限られていましたが、現在、電子認証のうち、株式会社の電子定款が最も多く利用されています。

これは紙による定款の場合に義務付けられている４万円の収入印紙の貼付が、電子定款では免除されます。